Hvordan sette en bortemelding i Skype

De forskjellige fargede statusene i Skype for Business lar kontaktene dine vite når du er borte fra kontoret, og tilgjengelighetsnivået ditt. Hvis du trenger å vite hvordan du gjør dette, viser vi deg i denne artikkelen.

Først tar vi deg gjennom å sette en fraværende med automatiske svar i Windows 10; deretter hvordan du inkluderer mer informasjon ved å angi tilgjengeligheten din i Skype. I tillegg, siden Mac-versjonen av Skype for Business for øyeblikket ikke får Outlook-kalenderinformasjon, viser vi deg fremgangsmåten for en løsning.

Alternativ 1: Synkroniser MS Outlook til Skype for Business (lilla prikk med automatiske svar)

Sett opp en fravær med automatisk svar i Windows

Før du setter opp fraværet ditt med automatiske svar, må du sjekke hvilken type Outlook-konto du har, siden dette vil avhenge av trinnene du må følge:

I Outlook klikker du på "Fil"> "Kontoinnstillinger."
Velg "Kontoinnstillinger" og sjekk deretter "Type"-kolonnen:
- Hvis du bruker en jobb-e-post, vil kontoen din være Microsoft Exchange.
- Hvis det er en personlig e-post som Gmail, vil kontoen din være IMAP eller POP3.

Slik konfigurerer du et automatisk fraværssvar for en Microsoft Exchange-konto:

Start Outlook og velg "Fil"> "Automatiske svar."
Fra "Automatiske svar"-boksen klikker du på "Send automatiske svar."
- Du kan angi en datoperiode for de automatiske svarene dine som stopper ved slutttidspunktet. ellers må du slå den av manuelt.
- Bruk alternativet "Regler og varsler" for å konfigurere fraværet ditt hvis alternativet "Automatiske svar" ikke er der.
Skriv inn svaret du ønsker å sende ut mens du er borte på fanen "Inside My Organization".
- "Alle utenfor organisasjonen min"-alternativet vil sende ditt automatiske svar på hver e-post.
Klikk på "OK" for å lagre.

Slik oppretter du en fraværsmelding for IMAP- eller POP3-kontoen din:

Start Outlook og velg deretter "Fil" for å vise alternativene for kontoinformasjon.
Velg "Ny melding".
Fullfør emnet og svaret for malen din.
Klikk på "Fil" og deretter "Lagre som".
Skriv inn navnet på malen din i rullegardinmenyen "Lagre som type"; klikk deretter på "Outlook-mal (*.oft)."
Velg stedet og deretter "Lagre".

Slik oppretter du fraværsregelen:

Klikk på "Fil"> "Administrer regler og varsler."
På "E-postregler"-fanen i "Regler og varsler"-boksen velg "Ny regel."
Velg "Bruk regel på melding jeg mottar" under "Start fra en tom regel" og deretter "Neste."
La trinn 1 og 2 alternativer være uendret for å svare på alle meldingene dine og deretter "Neste".
Klikk på "Ja" for å bekrefte regelen for alle meldinger.
Under "Trinn 1: Velg handling(er);" klikk deretter på "svar med en bestemt mal."
Under «Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen» velger du den uthevede teksten for en «spesifikk mal».
Velg "Brukermaler i filsystem" fra alternativet "Velg en svarmal" i "Se inn."
Klikk på malen og deretter "Åpne"> "Neste."
Legg til eventuelle nødvendige unntak og deretter «Neste».
Kall nå regelen din for noe, f.eks. Ikke på kontoret.
Hvis du vil starte de automatiske svarene dine nå, lar du alternativet "Slå på denne regelen" være merket og deretter "Fullfør", ellers fjerner du merket for alternativet til du er klar.

Merk: Mens du er borte, må du la Outlook kjøre for å sende de automatiske svarene.

Slik aktiverer du regelen:

Klikk på "Fil"> "Administrer regler og varsler."
Finn regelen din fra «E-postregler» i «Regler og varsler», og merk av i boksen og «Ok» til venstre for den.

Til slutt, sett din tilstedeværelse til "Aktiv" i Skype:

Hver gang en av Skype-kontaktene dine ser deg, vil de se en liten lilla prikk ved siden av navnet ditt. Dette bekrefter at du er fraværende, men fortsatt tilgjengelig og klar til å snakke.

Logg på Skype og velg profilbildet ditt fra "Chat".
Klikk på din nåværende status og velg deretter "Aktiv".

Sett opp en fraværende og "aktiv" Skype-status på Mac

Merk: Skype for Business i Mac tilbyr for øyeblikket ikke tilstedeværelsesdetaljer basert på en Outlook-kalender. Som en løsning kan du sette statusen din til "Aktiv" med en fraværsstatusmelding:

Logg på Skype og klikk på bildet ditt.
Velg "Tilgjengelig" fra rullegardinpilen under navnet ditt.

Så for å legge til statusmeldingen din:

Klikk på bildet ditt og velg deretter "Klikk for å legge til statusmelding."
Skriv inn en melding, f.eks. "Jeg er frakoblet for øyeblikket .... – ….. Vennligst IM meg.”
- For å fjerne meldingen klikker du bare på den og trykker på "Slett".

Når kollegene dine slår deg opp i Skype-kontaktene deres, vil de se at du ikke er på kontoret og er tilgjengelig.

Alternativ 2: Synkroniser MS Outlook-kalender til Skype (lilla sirklet pil)

Sett opp en fravær med/uten automatisk svar i Windows

Før du setter opp fraværet, må du sjekke hvilken type Outlook-konto du har siden dette vil avhenge av trinnene du må følge:

I Outlook klikker du på "Fil"> "Kontoinnstillinger."
Velg "Kontoinnstillinger" og sjekk deretter "Type"-kolonnen:
- Hvis du bruker en jobb-e-post, vil kontoen din være Microsoft Exchange.
- Hvis det er en personlig e-post som Gmail, vil kontoen din være IMAP eller POP3.

Slik konfigurerer du et automatisk fraværssvar for en Microsoft Exchange-konto:

Start Outlook og velg "Fil"> "Automatiske svar."
Fra "Automatiske svar"-boksen klikker du på "Send automatiske svar."
- Du kan angi en datoperiode for de automatiske svarene dine som stopper ved slutttidspunktet. ellers må du slå den av manuelt.
- Bruk alternativet "Regler og varsler" for å konfigurere fraværet ditt hvis alternativet "Automatiske svar" ikke er der.
Skriv inn svaret du ønsker å bli sendt ut mens du er borte på fanen "Inne i min organisasjon". Du kan også la svaret stå tomt.
"Alle utenfor organisasjonen min"-alternativet vil sende ditt automatiske svar på hver e-post. Hvis du vil la svaret stå tomt, anbefaler Outlook å velge "Kun Mine kontakter."
Klikk på "OK" for å lagre.

Slik oppretter du en fraværsmelding for IMAP- eller POP3-kontoen din:

Start Outlook og velg deretter "Fil" for å vise alternativene for kontoinformasjon.
Velg "Ny melding".
Fullfør emnet og svaret for malen din.
Klikk på "Fil" og deretter "Lagre som".
Skriv inn navnet på malen din i rullegardinmenyen "Lagre som type"; klikk deretter på "Outlook-mal (*.oft)."
Velg stedet og deretter "Lagre".

Slik oppretter du ikke-på-kontoret-instruksjonen:

Klikk på "Fil"> "Administrer regler og varsler."
Velg "Ny regel" under "E-postregler" i boksen "Regler og varsler".
Velg "Bruk regel på melding jeg mottar" under "Start fra en tom regel" og deretter "Neste."
La "Trinn 1 og 2 alternativer være uendret for å svare på alle meldingene dine og deretter "Neste."
Klikk på "Ja" for å bekrefte regelen for alle meldinger.
Under "Trinn 1: Velg handling(er);" klikk deretter på "svar med en bestemt mal."
Under «Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen» velger du den uthevede teksten for en «spesifikk mal».
Velg "Brukermaler i filsystem" fra alternativet "Velg en svarmal" i "Se inn."
Klikk på malen og deretter "Åpne"> "Neste."
Legg til eventuelle nødvendige unntak og deretter «Neste».
Kall nå regelen din for noe, f.eks. Ikke på kontoret.
Hvis du vil at de automatiske svarene dine skal starte nå, la alternativet "Slå på denne regelen" være merket av og deretter "Fullfør" eller fjern merket for alternativet når du er klar.

Merk: Mens du er borte, må du la Outlook være aktiv for å sende de automatiske svarene.

Slik aktiverer du regelen:

Klikk på "Fil"> "Administrer regler og varsler."
Finn regelen din fra «E-postregler» i «Regler og varsler» og merk av i boksen til venstre for den og deretter «Ok».

Til slutt, sett din tilstedeværelse til "Off Work" i Skype:

Når en av Skype-kontaktene dine ser deg opp, vil de se en liten, lilla, venstrepekende pil og prikk ved siden av navnet ditt. Dette bekrefter at du ikke er på kontoret og er "fra jobb" dermed inaktiv.

Logg på Skype og velg profilbildet ditt fra "Chat".
Klikk på din nåværende status og velg "Off Work."

Konfigurer en ikke-til-kontor- og "Off Work" Skype-status i Mac

Merk: Skype for Business i Mac tilbyr for øyeblikket ikke tilstedeværelsesdetaljer basert på en Outlook-kalender. Som en løsning kan du sette statusen din til «Off Work» med en fraværsstatusmelding:

Logg på Skype og klikk på bildet ditt.
Velg "Off Work" fra rullegardinpilen under navnet ditt.

Så for å legge til statusmeldingen din:

Klikk på bildet ditt og velg deretter "Klikk for å legge til statusmelding."
Skriv inn en melding, f.eks. "Jeg er frakoblet for øyeblikket .... og kommer tilbake..."
- For å fjerne meldingen klikker du bare på den og trykker på "Slett".

Når kollegene dine slår deg opp i Skype-kontaktene sine, vil de se at du ikke er på kontoret og ikke er tilgjengelig.

Vanlige spørsmål om Skype utenfor kontoret

Hvorfor vises Skype-statusen min som ikke er til stede?

Når alternativet «Vis fraværsinformasjon til kontakter» er merket av i «Verktøy» > «Alternativer» > «Personlig» vil ikke-tilstedestatusen din fortsatt vises selv når den er slått av i Outlook.

Hvis dette ikke er tilfelle, kan du prøve å kontakte Microsofts tekniske støtteteam for å få hjelp.

Kan jeg slå av Ikke-på-kontoret-status ved å bruke Skype i stedet for Outlook?

Skype bruker Outlook-kalenderinformasjonen din til å oppdatere statusen din; derfor må du slå av fraværet ditt via Outlook.

Viser din ikke-på-kontor-status i Skype

Skype for Business direktemeldingsverktøyet bruker Outlook-kalenderinformasjonen til å informere Skype-kontaktene dine om statusen din. Dette er nyttig for kontaktene dine for å se på et øyeblikk om du er fraværende og tilgjengelig eller ikke på kontoret og ikke tilgjengelig.

Nå som vi har vist deg fremgangsmåten for dette, har vi lykkes med å konfigurere det – fungerte det som forventet? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.