Når du jobber med et Google-ark med forskjellige samarbeidspartnere, er det avgjørende å spore alle endringer. På den måten kan alle henvise til ny informasjon og holde seg oppdatert.
Det er ganske enkelt å spore og administrere endringer i Google Sheets. Det er forskjellige måter å gjøre det på ved å aktivere forskjellige funksjoner eller ved å bruke et tillegg. La oss utforske dem.
Spor endringer ved å aktivere varslingsregler
Den pene funksjonen som finnes i Google Sheets «Varslingsregler» lar deg alltid bli informert om endringene som er gjort i dokumentet. Når du har aktivert det, vil du motta e-poster hver gang det er en endring på arket. Du kan bestemme om du vil motta varsler hver gang noen gjør en endring, eller få et sammendrag av alle redigeringene.
La oss se hvordan du gjør dette:
- Åpne arket du trenger og se etter "Verktøy".
- Rull ned og klikk på "Varslingsregler".
- Velg "Eventuelle endringer er gjort".
- Deretter, under "Varsle meg med ..." velger du mellom å motta e-poster med en gang eller få daglig sammendrag.
- Klikk "Lagre".
Spor endringer ved å aktivere versjonshistorikk
En annen nyttig metode for å spore endringer i Google Sheets er ved å aktivere "Versjonslogg". Denne funksjonen gir en oversikt over alle redigeringer, sammen med detaljer som hvem som har gjort endringene og når. Slik gjør du det:
- Åpne arket du trenger og naviger til "Fil".
- Fra rullegardinmenyen velger du "Versjonslogg" og klikker på "Se versjonshistorikk".
Det vil være en stolpe på høyre side av arket som viser navnene på redaktørene i forskjellige farger. Nå vil alle nye endringer utheves i en farge som representerer personen som gjorde endringene.
Spor endringer med Sheetgo
Det er et tillegg kalt Sheetgo som lar deg enkelt spore endringer i Google Sheets og få data importert automatisk hver dag. Først må du installere tillegget. Deretter bør du åpne arket der du ønsker å spore daglige endringer og det med nødvendige data. Slik begynner du å bruke tillegget:
- Naviger til "Tillegg".
- Fra rullegardinmenyen velger du "Sheetgo" og deretter "Start".
- En stolpe åpnes automatisk på høyre side av arket.
Nå som du har gjort det, la oss se hvordan du importerer data fra gjeldende ark til det du vil spore endringer.
- Naviger til arket der du vil ha data importert.
- Klikk på "Start tilkobling"-knappen og deretter "Importer data".
- Du vil kunne se forskjellige ark, så velg det du trenger.
- Når du klikker på den, vil du se alternativet "Innstillinger".
- Utvid kategorien "Innstillinger", og du vil se forskjellige alternativer.
Når du har utført disse trinnene, må du også aktivere "Legg til data" for å fullføre prosessen. Ved å gjøre det legger tillegget automatisk til dataene under de tidligere importerte dataene. Du bør også krysse av for "Aktiver overføringsformatering" slik at begge arkene dine ser like ut.
Du kan velge å navngi forbindelsen for fremtidige referanser. Under "Automatisk oppdatering"-delen kan du bestemme hvor ofte og på hvilket tidspunkt du vil at dataimporten skal skje. Aktivering av dette alternativet og valg av frekvens for dataimport lar deg få daglige oppdateringer av endringene.
Til slutt klikker du på "Fullfør" for å fullføre prosessen. De nye dataene vil nå legges til under den eksisterende på daglig basis. Hver dag du åpner arket, får du fersk informasjon, slik at du kan spore endringene.
Dette tillegget er nyttig siden det bare krever en engangstilkobling. Når du har gjort det, vil du kunne følge med på endringer i Google Regneark automatisk og daglig.
Merk: Du kan bestemme deg for å slå av «Automatisk oppdatering» eller endre hvor ofte du vil at data skal importeres. Se avsnittet ovenfor hvis du ønsker å gjøre det.
Spor endringer ved å aktivere "Betinget formatering"
En visuell representasjon av endringer kan være en veldig enkel måte å spore alle redigeringene. Det er et alternativ i Google Sheets for å gjøre det - du må bare aktivere det. Slik kan du gjøre det:
- Velg alle dataene (cellene) der du vil bruke betinget formatering.
- Naviger til "Format" og finn "Betinget formatering".
- I rullegardinmenyen, under "Formatregler", vil du se "Formater regler hvis ...".
- Her må du velge "Er ikke tom".
- Deretter kan du under "Formateringsstil" velge bakgrunnsfarge eller skrifttype for bokstavene.
- Klikk på "Ferdig".
La oss si at du velger blått som bakgrunnsfarge. Hvis en person legger inn data eller gjør endringer i de formaterte cellene, blir cellen der de gjør det blå. Så enkelt som det!
Spor endringer ved å aktivere "Cell History"
Hvis du ønsker å spore endringene som er gjort i bare én celle, kan du gjøre det ved å aktivere det nye alternativet "Cell History". Dette lar deg se navnet på samarbeidspartneren som gjorde endringen og tidsstemplet for endringen. Slik gjør du det:
- Høyreklikk på cellen og klikk på "Vis redigeringshistorikk".
- Du vil se pilene som du kan flytte fra venstre til høyre for å se redigeringene.
Gratulerer!
Nå har du ingen problemer med å slå på sporendringer i Google Regneark. Det finnes ulike metoder for å gjøre det. Du kan aktivere "Varslingsregler", "Versjonshistorikk", "Betinget formatering", "Cellehistorikk", eller få et tillegg som Sheetgo.
Har du prøvd noen av metodene før? Hvilken fungerer best for deg? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.
