Når mange brukere trenger å legge inn data i et delt Google-ark, kan det ofte skape forvirring. Det er her nedtrekkslister kan være til stor hjelp.
Hvis du ikke vil at lagkamerater skal skrive tilfeldige oppføringer, skrive feil eller rote til en formel, kan du validere oppføringene deres ved å lage en rullegardinliste som de kan velge mellom.
I denne artikkelen viser vi deg alt du trenger å vite om denne nyttige og tidsbesparende funksjonen.
Bruke datavalidering for å sette inn en rullegardinliste i en Google Sheets-celle
Når du har åpnet arket du jobber med, er det enkelt å sette inn en rullegardinliste:
- Velg cellen du vil sette inn en rullegardinliste i.
- Høyreklikk på cellen.
- Klikk "Datavalidering">"Kriterier".
- Velg mellom «Liste over varer» eller «Liste fra en rekke» – avhengig av hva som passer for deg.
- Hvis du har valgt "Liste over elementer", sett inn de riktige elementene. Sørg for at de er atskilt med komma og ingen mellomrom.
- Hvis du har valgt "Liste fra et område", velg cellene du vil inkludere i rullegardinlisten.
- Sjekk "Vis rullegardinliste i celle"-feltet (listen vil ikke vises ellers) for å aktivere en pil ned.
- Klikk "Lagre".
Hvis du vil at brukere skal kunne skrive, fjerner du merket for «Vis rullegardinliste i celle»-feltet. For å forhindre at folk skriver ugyldige elementer, velg "Avvis inndata".
Hvis du vil legge til en rullegardinliste til flere celler:
- Fremhev dem alle ved å velge "Cell Range" eller bare velg dem med musen eller tastaturet.
- Gjenta trinnene som er skissert ovenfor.
Det er også muligheten til å la samarbeidspartnerne dine skrive inn dataene sine, men se en advarsel hvis de skriver inn noe ugyldig. I så fall bør du velge alternativet "Vis advarsel". Alternativt kan du velge alternativet "Avvis inndata" og ikke tillate å legge inn noe som ikke er på listen over elementer.
Følg disse trinnene for å endre en rullegardinliste:
- Klikk på cellen du vil endre.
- Klikk "Data" > "Datavalidering".
- Finn oppføringene på listen og rediger dem, og klikk deretter på "Lagre".
Slik sletter du en rullegardinliste:
- Klikk på cellen du vil endre.
- Klikk "Data" > "Datavalidering"
- Velg "Fjern validering".
Hva er datavalidering?
Datavalidering er et alternativ i Google Sheets som hjelper deg med å organisere dataene dine ved å validere elementer. Du får tilgang til den ved å klikke på "Data" i hovedmenyen, og deretter velge "Datavalidering". Oftest brukes den til å lage rullegardinlister i forskjellige celler. Den lar deg også endre innholdet og utformingen av en gitt liste.
En av måtene å validere data på er å bruke kriterier som lar brukere legge inn en forhåndsdefinert type data, for eksempel tall, datoer eller lister over elementer.
- Klikk "Kriterier" i Datavalideringsmenyen.
- Merk av for den eller de riktige typene elementer du vil at lagkameratene dine skal legge inn.
- Hvis du ønsker det, kan du legge til eksakte elementer – som tall, formler, datoer eller ord – i inntastingsboksen.
- Når du er ferdig, klikk "Lagre".
Arbeide med rullegardinlister
Neste gang du - eller noen andre - klikker på den cellen, i stedet for muligheten til å skrive noe, vil det være listen over elementer du har lagt til. Hvis du har merket av for «Vis hjelpetekst for validering», vises teksten du skrev inn hver gang noen klikker på en av de validerte cellene.
Hvis du har valgt "Vis advarsel", vil advarselen utløses ved å angi ugyldige data. Hvis noen ikke er sikker på hva advarselen betyr, bør de bare holde musen over den merkede oppføringen.
Hvis du har valgt alternativet "Avvis inndata", vil folk også få en advarsel og vil ikke kunne lagre de ugyldige elementene.
Bruke farger til å sortere data i en rullegardinliste
Hvis du vil gjøre det enklere å navigere gjennom arket ditt og legge til noen farger i en rullegardinliste, kan du bruke "Betinget formatering". Følg trinnene nedenfor:
- Velg cellene som inneholder rullegardinlisten som vil ha en bestemt farge.
- Høyreklikk og velg «Betinget formatering» > «Enkeltfarge» eller «Fargeskala».
- I "Formateringsstil" velger du en farge eller en skala.
- Klikk på "Ferdig" (eller "Legg til en ny regel").
Hva annet kan du gjøre med datavalidering
I tillegg til å legge til rullegardinlister til arkene dine, kan du også bruke datavalidering til andre formål. Disse inkluderer:
- Sporing av fremtidige oppgaver. I datavalidering velger du alternativet "datoer", setter betinget formatering som forklart ovenfor, og setter det opp slik at alle elementer som inkluderer en bestemt dato blir nedtonet automatisk.
- Sette verdier til avmerkingsbokser. Når du legger til avmerkingsbokser i en rullegardinliste, kan du også tildele dem verdier, som "ja" eller "nei".
- Velg Datavalidering i Data-menyen.
- Under Kriterier velger du "Avmerkingsboks".
- Velg "Bruk egendefinerte celleverdier" og skriv "ja, "nei", eller hva du måtte ønske.
- Hindre andre fra å rote med skriptene eller formlene dine. Bruk alternativet "Reject input" for å låse alle celler du vil beholde intakte.
Gjør en forskjell med rullegardinlister
Med muligheten til å sette inn rullegardinlister, validere data og mye mer, er Google Sheets et flott gratis alternativ til Microsoft Excel. Datavalidering hjelper deg med å begrense verdiene i en celle til et område eller en liste over elementer som du kan definere, endre eller slette basert på dine behov. Mens lagkameratene dine kan sette inn dataene sine og bidra til prosjektet ditt, har du muligheten til å hindre dem i å lage et rot i et delt ark.
Har du allerede prøvd å sette inn en rullegardinliste i Google Sheets? Hvordan gikk det? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.
