Det er lett å glemme hvem som har tilgang til et Google-ark hvis det brukes av mange mennesker. Du har kanskje delt regnearket flere ganger og har nå problemer med å huske hvem som hadde tillatelse til å bruke det.
Det er viktig å administrere Google Regneark og vite hvem som har tilgang til dem. Men prosessen med å gjøre det er faktisk ganske enkel. Fortsett å lese for å finne ut hvordan det gjøres.
Hvordan sjekke hvem som har tilgang til Google Sheets
Det er en enkel måte å manuelt sjekke hvem som har tilgang til Google Sheet. For å gjøre det, følg trinnene:
- Først åpner du arket du trenger.
- Klikk deretter på "Aktivitetsdashbord".
- Du vil se "Seertrend" eller "Kommentartrend" til venstre. Klikk nå på den.
Merk: Sørg for at du bruker bedriftskontoen din og ikke den private. Med en privat konto vil du ikke kunne se "Aktivitetsoversikt".
Dessuten kan du filtrere søket etter tid og begrense resultatene dine. La oss se hvordan du gjør det:
- Klikk på "Pil ned" øverst til høyre på arket.
- Velg tidspunkt for å filtrere søket.
Der går du! Nå vet du hvem som har tilgang til Google-regnearket ditt og når de fikk tillatelsen. På denne måten kan du alltid spore at de rette personene kan se og redigere Google-regnearket ditt.
Tillater midlertidig tilgang til Google Sheet
Å begrense tilgangen til Google Sheets kan være veldig nyttig hvis du ikke vil at klienter skal bruke dem når jobben er gjort. Du kan angi en utløpsdato eller bare avslutte tilgangen til det aktuelle Google-regnearket. Dette er hvordan:
- Åpne Google Disk
- Finn arket du trenger.
- Høyreklikk på den og velg "Del".
- Skriv nå inn navnet på personen du vil dele dette arket med.
- For å angi utløpsdato, endre tillatelsen til enten "Kan kommentere" eller "Kan se".
- Trykk deretter på "Send".
Når du har fullført disse trinnene, bør du gjenta de tre første trinnene. Du vil se alternativet "Avansert" nederst i vinduet. Du bør klikke på den for å se "Delingsinnstillinger". Hvis du holder markøren over navnet deres, vises en stoppeklokke. Ved å klikke på den kan du angi utløpsdatoen.
Aktiverer visningstillatelsen
Du kan beskytte Google-regnearket ditt mot å bli endret. Selv om du kanskje har gitt tilgang til flere personer, vil du kanskje ikke at de skal endre innholdet i dokumentet. Den enkleste måten å gjøre dette på er å gi dem kun visningstillatelse.
Følg disse trinnene for å gjøre det:
- Åpne arket du vil beskytte.
- Naviger til "Data" og rull ned til "Beskyttede ark og områder".
- En stolpe vil vises på høyre side av arket.
- Klikk nå på "Ark" og velg det du trenger fra rullegardinmenyen.
- Her må du klikke på "Angi tillatelse".
Et "Rekkevidderedigeringstillatelser"-vindu vil dukke opp. Klikk på "Tilpasset" under "Begrens hvem som kan redigere dette området". Dette lar deg bestemme hvem som har lov til å redigere dette spesifikke arket. Fjern markeringen av alle personene du ikke vil skal redigere Google-regnearket ditt. Klikk på "Ferdig" for å fullføre.
Nå kan folk fortsatt se dette Google-arket, men de kan ikke gjøre noen endringer i det.
Beskytte cellene i Google Sheet
Alternativt kan du også tillate visning, men også beskytte enkelte celler eller kolonner. Her er hva du må gjøre:
- Åpne arket.
- Velg kolonnene du vil beskytte mot å bli endret.
- Klikk nå på "Data" og deretter "Beskyttede ark og områder".
- En stolpe vil vises på høyre side av arket.
- Skriv inn beskrivelsen av kommandoen, for eksempel "Ingen redigering".
- Deretter klikker du på den grønne knappen "Angi tillatelser".
- En pop-up vises. Under "Begrens hvem som kan redigere dette området" velg "Egendefinert".
- Dette lar deg bestemme hvem som har lov til å endre cellene.
Hvis en person uten tillatelse prøver å endre celleinnholdet, vil en melding i arket informere om at de ikke har lov til å gjøre det.
Aktiverer kommentarer
Noen ganger trenger du at noen andre kommenterer innholdet i cellen. Disse brukerne har ikke automatisk rett til å gjøre det, men du kan gi dem tillatelse. Det du må gjøre er å gjøre dem til en "kommentator". Følg disse trinnene for å aktivere en bruker med denne funksjonen:
- Åpne arket, gå til "Fil", og klikk på "Del".
- Her kan du legge til e-postadressene til de du vil dele arket med.
- Når du har lagt til en person, ser du en rullegardinmeny til høyre.
- Fra den rullegardinmenyen velger du "Kommentator".
- Til slutt klikker du på "Send".
Aktiverer redigering
Med redigeringstillatelse kan brukere av arket endre innholdet i cellene. Som eier av arket må du tillate denne handlingen. Trinnene er svært like de som er skissert ovenfor:
- Åpne arket, gå til "Fil" og klikk på "Del".
- Her kan du legge til e-postadressene til de du vil dele arket med.
- Når du har lagt til en person, ser du en rullegardinmeny til høyre.
- Fra den rullegardinmenyen velger du "Editor".
- Til slutt klikker du på "Send".
Begrensende tillatelser
Google Sheet er et uvurderlig verktøy for lagring av data. Fra tid til annen må du dele det med andre. Hvis du ikke husker hvem du har gitt tillatelse til å se arket, kan du alltid se tilbake til denne artikkelen for veiledning.
Dessuten vil du ikke ha noen problemer hvis du vil beskytte arket ditt mot uautoriserte endringer eller hvis du vil la brukere gjøre celleendringer selv. Hvilken av disse funksjonene er viktigst for deg og hvorfor? Fortell oss i kommentarfeltet nedenfor.
