Google gir sine brukere en nettbasert tjeneste, Google Docs, som lar dem opprette, dele og lagre en rekke dokumenter. Dokumentene som er online gjør det slik at samarbeidet er litt mer sømløst og effektivt mellom flere deltakere. Du kan gi tilgang til enhver bruker med en e-post, Gmail eller annet, for å ta del i et bestemt dokument. De inviterte kan gjøre noen forskjellige ting avhengig av tilgangstillatelsene som er gitt.
Redigere – Å gi denne tillatelsen gir mottakeren muligheten til å gjøre endringer i dokumentet. Brukere som kan redigere kan også kommentere og se dokumentet.
Kommentar – De med denne tillatelsen kan legge igjen kommentarer til dokumentet, men kan ikke redigere selve dokumentet.
Utsikt – Brukere som kan se får kun tilgang for observasjonsformål. De kan ikke redigere eller legge igjen kommentarer.
Noen ganger kan de som du har gitt tilgang med Redigere tillatelse, kan forårsake uforutsette problemer i dokumentet eller bestemme seg for å forlate prosjektet uansett årsak. Når noe slikt skjer, er det helt naturlig å ønske å tilbakekalle tillatelser til dokumentet.
Hvis du ønsker å fjerne noen fra å være involvert i det delte dokumentet ditt, har denne artikkelen dekket deg. Jeg vil gå gjennom hva som trengs for å trekke tilbake en brukers tilgang, nekte dem en lenke til prosjektet, slette et prosjekt med andre brukere vedlagt, samt hindre involverte brukere fra å laste ned, kopiere og dele dokumentet med andre.
Fjerning av brukere fra et delt Google-dokument
Det er to måter å dele et Google-dokument på med andre nettbrukere; e-postinvitasjon eller direktelenke. Måten noen ble invitert på vil være viktig for måten du starter dem på fra den.
Slutt å dele med inviterte brukere:
- Åpne enten Google Dokumenter eller Google Disk i nettleseren din. Google Chrome foretrekkes av åpenbare grunner, men enhver nettleser bør gjøre det.
- Velg og uthev filen eller mappen i Google Disk som du deler. For Google Dokumenter må du åpne den delte filen direkte.
- De Dele ikonet vil variere avhengig av hvordan du har bestemt deg for å velge filen eller mappen.
- I Google Disk er Dele ikonet ser ut som en menneskelig silhuett med et +-tegn ved siden av og er plassert helt til høyre i rullegardinmenyen "Min stasjon" øverst.
- Med Google-dokumentet åpent kan du finne det blå Dele knappen øverst til høyre på skjermen.
- I Google Disk er Dele ikonet ser ut som en menneskelig silhuett med et +-tegn ved siden av og er plassert helt til høyre i rullegardinmenyen "Min stasjon" øverst.
- Fra «Del med personer og grupper»-popup-vinduet, finn brukeren du vil fjerne delingstillatelser.
- Hold markøren over og klikk ved siden av personen du vil ekskludere fra dokumentet Fjerne.
- Fullfør prosessen ved å klikke på Lagre.
Slutt å dele lenken:
- Igjen, åpne og logg på Google Disk eller Google Docs i nettleseren du ønsker.
- Velg eller åpne filen eller mappen som deles.
- Åpne "Del med personer og grupper"-vinduet ved å klikke på enten Dele ikon eller blå Del-knapp.
- Klikk på "Endre" i delen Hent kobling.
- Hvis du vil nekte tilgang via lenken til alle andre enn de du spesifikt velger, velger du «Begrenset» og klikker på Ferdig.
- Hvis du nylig har lagt ut linken på nettet for offentlig forbruk, betyr det at linken kan oppdages gjennom et Google-søk. I dette vinduet kan du endre det slik at bare de med koblingen eller de som har spesifikt tillatelse er de eneste brukerne som har tilgang til dokumentet.
- For å begrense tilgangen til de som har lenken, velg "Alle med lenken". Du kan deretter endre tilgangstillatelsene til "Viewer", "Commenter" eller "Editor".
- For å begrense tilgangen til kun de som er invitert, velg «Begrenset».
- Klikk Ferdig når ferdig.
Hvis du begrenser koblingen din, blir det slik at bare deg selv og de hvis e-post Google-dokumentet er delt med, kan se dokumentet.
Hindre at den delte filen din blir delt med andre
Alle med Redigere access kan velge å dele filen med hvem de ønsker. Hvis du heller vil være den eneste som kan dele filen (som eier):
- Fra «Del med personer og grupper»-vinduet klikker du på Tannhjul ikon i øvre høyre hjørne.
- Under delen "Del med folk-innstillinger" finner du en avmerkingsboks merket "Redaktører kan endre tillatelser og dele".
- Fjern merket i boksen og trykk på tilbakepilen.
- Klikk Ferdig.
Hvis du prøver å forhindre at dette skjer for en mappe, vil det bare gjelde for mappen og ikke innholdet i. Du må bruke denne endringen på hver fil du vil ha disse innstillingene på plass.
Forby nedlasting og utskrift av en delt fil
Du kan gjøre det slik at ingen, utenom de med Redigere tillatelse, kan laste ned eller skrive ut din delte fil. Google gir brukere som har tilgang til den delte filen din muligheten til å dele den med andre, legge til eller fjerne andre brukere og kopiere, skrive ut eller laste ned filen. Dette er standardinnstillingene.
For å forhindre at dette skjer:
- Fra «Del med personer og grupper»-vinduet klikker du på Tannhjul ikon i øvre høyre hjørne.
- Under "Del med folk-innstillinger"-delen finner du en avmerkingsboks merket "Seere og kommentatorer kan se muligheten til å laste ned, skrive ut og kopiere".
- Fjern merket i boksen og trykk på tilbakepilen.
- Klikk Ferdig.
Dette forhindrer ikke disse kommentatorene og seerne fra å bruke et skjermbildeprogram for å kopiere det som er synlig på dokumentet. Den eneste måten å gjøre dette på er å fjerne dokumentets tilgjengelighet for disse brukerne.
Slette en delt fil når du er eieren (eller ikke)
Det kan være en sjanse for at du ikke lenger vil ha ansvaret for et Google-dokument og ønsker å vaske hendene for det hele. Bare vit at hvis du ikke er eieren, vil alle brukere som for øyeblikket har tilgang til filen fortsatt ha tilgang etter at du er borte. Hvis du er eieren, vil alle brukere som for øyeblikket har tilgang til filen fortsatt kunne åpne den så lenge den ikke er permanent slettet.
Slik sparker du deg selv fra et Google-dokument:
- Åpne Google Dokumenter eller Google Disk i nettleseren din.
- Hvis du er i Google Disk, kan du slette en mappe eller fil ved å markere den og klikke på Søppelbøtte ikonet øverst til høyre på skjermen. Du kan også høyreklikke på filen eller mappen og velge Fjerne fra menyen.
- Hvis du er i Google Dokumenter, venstreklikk på Mer ikonet (trippelprikker) plassert på høyre side av dokumentet du vil fjerne. Velg fra menyen Fjerne.
Dette vil plassere filen eller mappen i papirkurven. Filen eller mappen er fortsatt ikke slettet permanent, selv om papirkurven automatisk blir tømt hver 30. dag. Selv om dokumentet slettes permanent, har du 25 dager på deg til å kreve det tilbake om nødvendig.
Hvis du planlegger å slette et Google-dokument permanent, ville det være best å gi eierskapet til en annen av samarbeidspartnerne. Det er med mindre du vil at den skal forsvinne for godt.
