De fleste moderne bedrifter er avhengige av e-post for kommunikasjon. Å miste tilgangen til e-poster, eller enda verre hele e-postkontoer, kan være ødeleggende. Sikkerhetskopiering av Outlook-e-postene dine er en av de beste måtene å få litt trygghet i å vite at e-postene er lagret på flere steder på enheten din og ikke lett kan gå seg vill.
I denne artikkelen vil vi forklare hvordan du sikkerhetskopierer Outlook-e-poster på noen forskjellige måter.
Slik sikkerhetskopierer og eksporterer du alle Outlook-e-poster
En av de raskeste måtene å sikkerhetskopiere alle Outlook-e-postene dine på er å bruke det integrerte PST-filformatet. Microsoft Outlook og Microsoft Exchange bruker utelukkende PST-filer til å lagre e-poster, kontaktinformasjon og adresser og kalenderhendelser. En statisk PST-fil kan brukes som sikkerhetskopi for dine nåværende Outlook-e-poster og kontaktinformasjon, og Outlook vil kunne få tilgang til den selv når den er offline.
Slik sikkerhetskopierer du e-postene dine til en PST-fil:
- Åpne Outlook, og trykk deretter på "Fil".
- Velg "Åpne og eksporter" i menyen.
- Klikk på "Importer/eksporter"-knappen.
- Systemet vil gå tilbake til Outlook-hovedskjermen og dukke opp import-/eksportveiviseren for å veilede deg gjennom eksportprosessen.
- I veiviseren velger du alternativet "Eksporter til en fil" fra listen, og klikker deretter på "Neste".
- Velg "Outlook-datafil (.pst)" når du blir bedt om å velge en filtype, og klikk deretter på "Neste".
- Du blir deretter bedt om å velge mappene som skal eksporteres. Du kan velge e-postkontoen din for å eksportere alle mappene som er knyttet til den, inkludert kontakter og kalenderdata. Klikk "Neste" når du er fornøyd med valget ditt.
- Velg adressebanen sikkerhetskopifilen er lagret i. Husk banen slik at du får tilgang til den senere.
- Det er en god idé å endre navnet på filen (den siste delen av banen). Som standard er det "backup.pst."
- Hvis du lagrer sikkerhetskopifilen i standardbanen, velg om du vil ha dupliserte elementer.
- (Valgfritt) Du kan gå tilbake til hvilken som helst av de forrige dialogene, kanskje for å endre mappevalget, ved å bruke "Tilbake"-knappen.
- Trykk "Fullfør" for å starte eksportprosessen.
- Outlook vil be deg om å opprette et passord. Dette kan være viktig av sikkerhetsgrunner, men du trenger ikke oppgi passord.
- Du kan finne den utpakkede filen på stedet du spesifiserte for filbanen. Du kan nå flytte eller kopiere filen et annet sted.
Slik får du tilgang til eksporterte Outlook-e-poster
Når du har eksportert filene, lurer du kanskje på hvordan du får tilgang til dem senere. Outlook gjør det enkelt å åpne sikkerhetskopier og gjenopprette e-postene dine til det lagrede tidspunktet. Her er hva du må gjøre:
- Finn sikkerhetskopifilen. Legg merke til plasseringen og filbanen.
- Åpne Outlook.
- Trykk på "Fil", og klikk deretter på "Åpne og eksporter."
- I menyen til høyre velger du "Åpne Outlook-datafil."
- Dette åpner filutforskeren. Gå til sikkerhetskopifilen. Klikk på den, og velg deretter "Åpne".
- Systemet vil returnere deg til hovedskjermbildet i Outlook.
- På navigasjonsmenyen til venstre, rull ned til du ser "Outlook Data." Denne kategorien inneholder elementene som er hentet fra sikkerhetskopifilen.
- Kategorien beholder de originale formaterings- og mappesystemene.
- Du kan dra og slippe e-poster for å flytte dem til andre filer.
Nå har du tilgang til sikkerhetskopierte e-poster.
Hvordan raskt lagre en enkelt Outlook-e-post
Noen ganger vil du ikke ha bryet med å lagre alle e-poster og åpne Outlook på nytt når du bare trenger én eller noen få spesifikke e-poster. Heldigvis finnes det noen få raske løsninger for å lagre en enkelt e-post fra Outlook.
Metode 1 - Lagre direkte i en mappe
- Åpne Outlook.
- Åpne Filutforsker og naviger til der du vil lagre e-posten. Du må kanskje sette både Outlook og Filutforsker i vindusmodus og flytte dem rundt for enklere tilgang.
- Dra e-posten du vil lagre fra Outlook til mappen.
- Outlook vil automatisk lagre e-posten i et "Outlook-element"-format.
- Dobbeltklikk på den lagrede e-posten for å åpne den i Outlook.
Metode 2 – Lagre som TXT eller HTML
- Åpne e-posten du vil lagre i Outlook.
- Velg "Fil" og deretter "Lagre som".
- Filutforskeren vil dukke opp. Velg banen der du vil lagre e-posten. Klikk på pilen ved siden av "Lagre som type" nederst i filutforskeren. Velg enten "Kun tekst" for å lagre i et .txt-format eller "HTML" for å lagre e-posten som en .html-fil.
- Når e-posten er lagret, kan den åpnes med tekstredigeringsprogrammet (for eksempel Notisblokk) hvis den er i .txt, eller nettleseren din hvis den er lagret som .html.
Å lagre e-posten på denne måten bevarer ingen vedlegg, så sørg for å laste dem ned, gi dem nytt navn etter behov og lagre dem ved siden av e-posten for senere tilgang.
Metode 3 – Bruk skjermbilde for å lagre et bilde
Du kan også bruke programvare for skjermfangst for å lagre innholdet i e-posten som et bilde. Denne metoden kan være nyttig for å referere til e-postens innhold i andre kommunikasjonsformer, siden bilder lett festes til e-poster og andre meldinger.
Hvis du bruker Windows, kommer nyere versjoner med forhåndsinstallert programvare for skjermopptak, kalt Snipping Tool (på eldre enheter) og Snip & Sketch. Alternativt kan du bruke Print Screen-knappen på tastaturet og deretter lime inn bildet i Paint.
For Mac-enheter er prosessen lik. Bruk Ctrl + Kommando + 4-snarveien for å åpne den integrerte skjermbildefunksjonen, og dra deretter trådkorset for å dekke et område over e-posten for å lagre den.
For Linux kan du finne et utvalg av programvare for skjermopptak tilgjengelig for nedlasting, som kan brukes til å lagre e-posten som et bilde. Alternativt har GNOME-baserte modeller et integrert skjermbildeverktøy i menyen Programmer > Tilbehør. Noen Linux OS-versjoner vil svare på Print Screen-knappen på tastaturet, omtrent som i Windows-systemer.
Hvordan eksporterer jeg alle e-postadresser i Outlook?
Hvis du vil eksportere kontaktlisten din (som inneholder e-postadressene til kontaktene dine i tillegg til annen informasjon), kan du bruke trinn som ligner på hvordan du eksporterte e-postene. Imidlertid kan kontaktinformasjon lagres i et annet filformat som er mer brukervennlig og kan åpnes i Excel for rask manipulering og redigering. Her er hva du må gjøre:
- Åpne Outlook.
- Velg Fil > Åpne og eksporter > Importer/eksporter.
- I import-/eksportveiviseren velger du "Lagre som fil."
- Velg "Kommaseparerte verdier (.csv)" når du blir bedt om å velge en filtype.
- I mappevalgmenyen velger du "Kontakter"-mappen under kontoen din.
- Bekreft filbanen, eller endre den etter behov. Gi filen et navn som ønsket.
- Trykk "Fullfør" for å starte eksportprosessen.
- Import/eksport-dialogen lukkes når prosessen er fullført.
Den eksporterte .csv-filen kan åpnes i Excel. Det vil vise en stor tabell med kontaktinformasjon. Du vil sannsynligvis ha mange tomme celler, og dette er helt normalt. Du kan bruke Excel til å redigere dataene, selv om å legge inn ekstra innhold kan gjøre det uleselig for Outlook hvis du skulle måtte importere filen senere.
Du kan bruke denne filen på en annen enhet eller e-posttjeneste for å importere kontaktinformasjon.
Hvordan lagrer jeg flere Outlook-e-poster på datamaskinen min?
Hvis du vil lagre mer enn én e-post om gangen, men ikke trenger hele e-postbiblioteket, er det en måte å velge noen få e-poster å lagre på en gang. Her er hva du må gjøre:
- Åpne Outlook.
- Velg e-postene du vil lagre. Hold Ctrl og klikk på e-poster for å velge dem én om gangen, eller hold Shift for å velge en gruppe e-poster mellom første og andre klikk.
- Gå til Fil > Lagre som.
- I dialogboksen går du til mappen du vil lagre e-postene i, navngi filen som du vil, og velg "Kun tekst" som formatet du vil lagre i.
- Outlook vil lagre alle e-postene som er valgt i én enkelt .txt-fil. Du kan bruke tekstredigeringsprogrammet for å få tilgang til dem.
Hvis du vil lagre dem i separate .txt-filer, må du lagre hver e-post separat. Ytterligere Outlook-plugins tilgjengelig på nettet kan utvide denne funksjonen til å lagre e-poster i separate .txt eller alternative filformater.
Et nytt utseende på Outlook
Med Outlooks integrerte eksportfunksjon kan du sikkerhetskopiere og gjenopprette e-poster i tilfelle du mister tilgangen til e-postkontoen din, enten på grunn av et tapt passord eller blir hacket. Siden nettkommunikasjon er så utbredt, kan det å ta noen minutter av tiden din til å sikkerhetskopiere e-poster regelmessig spare deg for hodepine ved å klatre over tapte filer.
Hvor ofte eksporterer du Outlook-e-poster? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.
